Z Wikipedii

Post´powanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi si´ przy u˝yciu systemu teleinformatycznego, który: 1) zapewnia integralnoÊç treÊci dokumentów i metadanych polegajàcà na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjàtkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur; 2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw zaΠatwionych; 3) zabezpiecza przed usuni´ciem dokumentów z systemu, z wyjàtkiem udokumentowanych czynnoÊci dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów: a) dla których upΠynàΠ okres przechowywania ustalony w wykazie akt, b) mylnie zapisanych, c) mogàcych stanowiç zagro˝enie dla prawidΠowego funkcjonowania systemu, d) których usuni´cie wymagane jest na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sàdu lub ostatecznej decyzji organu administracji; 4) zapewnia staΠy i skuteczny dost´p do dokumentów oraz ich wyszukiwanie; 5) umo˝liwia odczytanie metadanych dla ka˝dego dokumentu; 6) identyfikuje u˝ytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych; 7) zapewnia kontrol´ dost´pu poszczególnych u˝ytkowników do dokumentów i metadanych; 8) umo˝liwia odczytanie bez znieksztaΠceƒ treÊci dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym dziaΠa system; 9) zachowuje dokumenty i metadane w strukturze okreÊlonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, Πàcznie z mo˝liwoÊcià prezentacji tej struktury; 10) zapewnia odtworzenie przebiegu zaΠatwiania i rozstrzygania spraw; 11) wspomaga czynnoÊci zwiàzane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt; 12) wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiàcych dokumentacj´ niearchiwalnà, w tym: a) wyodr´bnia automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania, b) przygotowuje automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 2; 13) wspomaga czynnoÊci zwiàzane z przygotowaniem dokumentów stanowiàcych materiaΠy archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum paƒstwowego, w tym: a) wyodr´bnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania, b) przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 17 ust. 1, w postaci dokumentu elektronicznego, c) eksportuje dokumenty i ich metadane, d) oznacza dokumenty przekazane do archiwum paƒstwowego w sposób umo˝liwiajàcy ich odró ˝nienie od dokumentów nieprzekazanych; 14) umo˝liwia przesyΠanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych, w szczególnoÊci przez: a) eksport dokumentów i ich metadanych lub wskazaƒ na te metadane oraz danych dokumentujàcych dokonane zmiany, o których mowa w pkt 6, z zachowaniem powiàzaƒ pomi´dzy tymi dokumentami i metadanymi, b) zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML. § 7. System teleinformatyczny, o którym mowa w § 6, speΠnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcj´ archiwum zakΠadowego lub skΠadnicy akt.